Ketika sebuah organisasi menjalani audit ISO, baik audit sertifikasi maupun surveillance, temuan-temuan dari auditor sering kali menjadi tolok ukur seberapa efektif sistem manajemen yang diterapkan. Salah satu temuan yang paling diperhatikan adalah Non-Conformity atau ketidaksesuaian. Pertanyaannya, apa itu non conformity dalam konteks audit ISO? Secara sederhana, non conformity adalah kondisi di mana suatu proses, prosedur, atau hasil tidak memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan, baik dari standar ISO, regulasi, maupun kebijakan internal organisasi.
Temuan ini dapat bersifat minor maupun mayor, tergantung dari tingkat dampaknya terhadap sistem manajemen. Keberadaan non conformity bukan semata bentuk kegagalan, melainkan peluang untuk melakukan evaluasi dan peningkatan. Namun, banyak organisasi belum memahami langkah sistematis untuk menyelesaikan non conformity secara tepat dan tuntas. Oleh karena itu, pemahaman menyeluruh mengenai jenis, penyebab, hingga cara penanganannya sangat penting untuk menjaga keberlangsungan sertifikasi dan perbaikan berkelanjutan.
Penyebab NC (Non-Conformity) dalam Audit ISO
Non-Conformity (NC) dalam audit ISO dapat terjadi karena berbagai faktor yang mencerminkan ketidaksesuaian antara pelaksanaan di lapangan dengan persyaratan sistem manajemen yang telah ditetapkan. Berikut adalah beberapa penyebab umum terjadinya NC dalam audit ISO:
- Ketidaksesuaian terhadap Prosedur Internal
Seringkali, organisasi telah memiliki prosedur tertulis yang baik, namun implementasinya tidak sesuai dengan yang direncanakan. Ketidakkonsistenan ini menjadi salah satu penyebab utama NC.
- Dokumentasi Tidak Lengkap atau Tidak Diperbarui
Dokumen dan catatan yang tidak lengkap, tidak relevan, atau belum diperbarui sesuai perubahan sistem bisa menyebabkan auditor mengeluarkan temuan ketidaksesuaian.
- Kurangnya Pemahaman Karyawan
Karyawan yang tidak memahami peran dan tanggung jawabnya dalam sistem manajemen ISO berisiko melakukan aktivitas yang tidak sesuai dengan standar atau prosedur.
- Audit Internal dan Tinjauan Manajemen Tidak Efektif
Jika audit internal dilakukan hanya sebatas formalitas atau tidak menindaklanjuti temuan secara tuntas, potensi ketidaksesuaian tidak terdeteksi sejak dini dan akan muncul saat audit eksternal.
- Perubahan yang Tidak Terkendali
Perubahan dalam proses, struktur organisasi, atau teknologi tanpa evaluasi risiko dan pembaruan dokumentasi dapat menyebabkan ketidaksesuaian terhadap persyaratan ISO.
Cara Menyelesaikan NC (Non-Conformity) dalam Audit ISO
Non conformity dapat diperbaiki, dan dalam banyak kasus, auditor ISO akan lebih memperhatikan bagaimana organisasi menangani situasi tersebut. Setelah non conformity teridentifikasi baik oleh organisasi, auditor internal, maupun auditor eksternal penting untuk segera mengambil tindakan untuk memperbaiki kondisi yang ada.
Langkah pertama dalam menangani ketidaksesuaian adalah dengan mengisi Non-Conformity Report (NCR). Dokumen ini berfungsi untuk:
- Memberikan informasi kepada pihak yang bertanggung jawab atas ketidaksesuaian
- Menjelaskan secara jelas bentuk ketidaksesuaiannya
- Merinci rencana perbaikan serta langkah pencegahan agar tidak terulang di masa mendatang
Setelah NCR disusun, selanjutnya perlu menindaklanjuti sesuai rencana tindakan yang telah dirumuskan. Selain itu, penting untuk mengevaluasi apakah tindakan perbaikan yang dilakukan benar-benar efektif dalam menyelesaikan masalah. Dengan langkah-langkah ini, organisasi akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan ISO secara konsisten.
Memahami NC (Non-Conformity) dalam audit ISO serta cara menyelesaikannya adalah langkah penting agar perusahaan terus menjaga kepatuhan standar dan meningkatkan kualitas sistem manajemen. Dengan penanganan yang tepat, setiap temuan NC justru bisa menjadi peluang perbaikan yang memperkuat kinerja organisasi. Untuk mendapatkan pendampingan profesional dalam penerapan dan sertifikasi ISO, kunjungi PT. Konsultan Katiga Indonesia yang siap membantu perusahaan Anda mencapai standar terbaik.
